エクセル編

Q1 ◆ エクセルってどんなどんなソフトですか?

 表やグラフを作り計算も出来る「表計算ソフト」です。エクセルとは「表計算ソフト」を代表するビジネスソフトです。

「表計算」とは表を作ったり計算をしたりするためのソフトでビジネス分野ではワープロと同様に最も利用されているソフトでしょう。

エクセルの機能は「作表」「計算」「グラフ作成」です。エクセルの画面は無数のマス目で縦横に区切られています。各くマス目のことを「セル」といいます。このセルに文字や数字を入力して表を作ります。



Q2 ◆ ブックやシートとは何の事ですか?

 エクセルのデータの単位です。表の1枚「シート」,シートの束が「ブックです 。

エクセルでは1つのファイルの中で複数の表を扱うことが出来ます。例えば,「H20年の収支」のファイルの中で1月から12月まで月別の表として収支を集計できます。

このファイル内の表の1つを「シート」と呼んでいます。エクセルの画面の左下に「Sheet1」「Sheet2」「Sheet3」と書かれた複数の見出しがあります。これが各シートの見出しとなります。ここをクリックすることで表示するシートを切り替えることができます。

シートが複数集まったものを「ブック」と呼びます。エクセルのブックはウィンドウズのファイルと同じものです。



Q3 ◆ セルから文字がはみ出て表示される。

 「セルの書式設定」画面で「折り返して全体を表示する」を選びます。

1つのセルに長い文を入れると,文字がはみ出してしまいます。右のセルにもデータが入っているとはみ出した部分は見ることが出来ません。

セルの横幅を広くして全ての文字が見えるように出来ますが,広げすぎると見た目のバランスが悪くなります。その場合はセルの高さを広げて中の文を折り返すようにすると見やすくなります。

横幅を好きな幅に設定してから「セルの書式設定」画面の「配置」タブを選びます。そして「文字の制御」の「折り返して全体を表示する」にチェックをいれます。



Q4 ◆ セルのデータを修正するにはどうする。

 セルをダブルクリックして文字の入力を可能にします。

セル内のデータを修正する方法はいくつか有りまが,まずは修正したいセルをダブルクリックする方法です。

セルの中にカーソルが表示され,中の数字や文字を書き換えることが出来ます。修正したいセルを選んで「F2」キーを押してもカーソルが表示され修正できます。

次の方法はセルを選択するとツールバーの数式バーにセルの内容が表示されます。この入力ボックスをクリックするとカーソルが表示され,データを修正できます。

入力済のセルを選択した状態で文字入力をすると上書きされてしまうので注意して下さい。



Q5 ◆ 表に罫線を入れたい。

 「書式設定」画面で「罫線」の見出しを選びます。

画面に標準でうっすらと線が入っていますが,これは印刷されません。印刷される表に線を入れたい場合はセルの境界線上に「罫線」を引きます。

罫線を引きたいセルを選び(複数のセルでも可)その上で右クリックして「セルの書式設定」を表示します。そこで「罫線」タブを選びその画面で罫線を設定する事が出来ます。

「スタイル」で線種を選んで左の「罫線」の蘭を使って細かく指定出来ます。外枠だけを囲んだり,外枠は太く内側の枠は細く等といった設定をする事が可能です。ツールバーにも罫線のボタンが有ります。しかし,線種は直線色は黒に限定されます。



Q6 ◆ 全角の数字を入力するには?

 エクセルでは通常数字は半角として入力されます。しかし,見栄などから数字を全角文字で入力したいこともあります。

エクセルでは,数値や文字を意識しないでセルに入力できます。たとえば「123」という数字を入力したいとき,IMEがオンになっていても半角数字の「123」がセルに入力されます。

これは,うっかりIMEを切り忘れた時などに便利な仕様です。しかし,時には全角で数字を入力したい場合もあるでしょう。

全角の数字を入力する方法は二つあります。一つ目は「'」(シングルコーテーション)を使う方法です。「'」は次に続くデータが文字列であることを示す記号です。shiftキーを同時に押しながら「7」キーを押して入力します。 

全角の数字を入力したいときはIMEをオンにして「’123」と入力しましょう。「'」は表示されず「123」と全角英数字が表示されます。なおこのときの「'」は半角/全角のどちらでもかまいません。

二つ目の方法は,入力の前にセルの表示形式を文字列に変更しておく方法です。セルの表示形式を文字列にするには,入力したいセルを選択して「書式」→「セル」を実行します。「セルの書式設定」ダイアログボックスが開くので「表示形式」タブの「分類」リストボックスで「文字列」を選択します。「OK」ボタンをクリックすれば完了です。

このテクニックは全角の数字を入力するだけでなく,「001」や「[99/2」など,セルに入力すると同時に,エクセルが自動的に形式を変換してしまうようなデータにも有効です。



Q7 ◆ セル内で改行するには?

 セルに長めの文章を入力した時など,適当なところで改行すると,見栄が良くなることがあります。enterキーでは次のセルに移ってしまいます。

セルに入力中,改行したいところでAlt+Enterキーを押せばよいのです。複数行の文字列をきれいにレイアウトする時に便利なテクニックです。

このとき,セル内改行したセルには「折り返して全体を表示する」という書式が自動的に設定されます。「書式」メニューの「セル」を実行して「セルの書式設定」ダイアログボックスを表示してみましょう。「配置」タブを開くと「折り返して全体を表示する」にチェックが付いているはずです。

セル内の改行は,Alt+Enterキーによる改行コードと,この「折り返して全体を表示する」書式の両方で実現しています。従って,他のセルから書式をコピーするなどして「折り返して全体を表示する」のチェックがはずれてしまうと,セルに改行コードが入っているにもかかわらず改行されないので注意しましょう。



Q8 ◆ セルを結合して表現力をアップするには?

 エクセルで表作成するとき,横に長い見出しを入れたり,縦に項目名を入れたりしたいことがあります。

セル内に入力したデータは,文字列でも数値でも自由に配置できます。横方向に中央揃え,縦方向では上付きと,見栄に凝った表作成も可能です。しかし,それでも手書きの自由さにはかないません。セルとセルの中間にタイトルを表示したくて悩むこともあるでしょう。そんな時は,セルを結合しましょう。

セルを結合すると,結合されたセルを一つのセルとして扱うことができます。結合セル内で中央揃えの書式を設定すれば,セルをまたいだ表示も思いのままです。設定は簡単です。結合したい複数のセルを選択して「書式」→「セル」を実行します。

表示された「セルの組織設定」ダイアログボックスの「配置」タブを開いて,「セルを結合する」チェックボックスをオンにします。

「OK」ボタンをクリックしてダイアログボックスをとじれば,選択した複数のセルが巨大な一つのセルに変身しています。文字を入力すれば1個のセルとして入力が可能です。



Q9 ◆ セルの中に罫線を引くには?

 集計表などを作成していると,未入力のセルを空白で表し,数値が無いセルは横線を引いて表したいときがあります。

エクセルの「罫線」機能は,セルの外側に簡単に罫線を引くことができます。「セルの書式設定」ダイアログボックスを使えば、セルの内部に罫線を引くこともできますが,指定できるのは斜め罫線だけです。

セルの内部に縦線や横線を引くことはできないでしょうか。セルの内部に罫線を引くことはできません。しかし,罫線が引かれているように見せることはできます。オートシェイプの「直線」を利用します。

「図形描画」ツールバーが表示されていない場合は「標準」ツールバーの「図形描画」ボタンをクリックします。つぎに「直線」ボタンをクリックしてから,ワークシートをドラッグして直線を配置します。このとき,セルの中間に直線を引くにはコツが必要です。

  (1)「図形描画」のツールバーの「直線」ボタンをクリックする。
  (2)セルポインタの+がセルの枠線と重なる位置にマウスを移動する。
  (3)マウスのボタンを押し下げたら,shiftキーとAltキーを同時に押す。
  (4)直線を引きたい方向にマウスを移動すると,セルの中間に直線が引かれる。

直線を配置する時にshiftキーを押すと,直線は一定の角度に沿って引かれます。マウスを移動する方向が多少ずれても,正確な直線が引けるのです。また,Altキーを押すと、セルの枠線に沿って配置することができます。二つのキーを同時に押すことで,直線をセル単位に引くことができます。



Q10 ◆ 印刷する範囲を正確に指定するには?

 集計結果を印刷する時,シートのページごと,さらに提示の途中から途中までを印刷したいことがあります。

ワークシート上に大きな表を作成し,印刷すると数ページにも及びます。この表の1ページ目だけを印刷したい場合は「ファイル」メニューの「印刷」を実行して「印刷」。ダイアログボックスを開きます。

「印刷範囲」の「ページ指定」をオンにして「1ページから」「1ページまで」と指定して「OK」ボタンをクリックします。では,2頁目の後半から3頁目の前半部分だけを印刷したい場合はどうしましょう。

そんな時は,あらかじめ印刷したい範囲をマウスで印刷してから「ファイル」→「印刷」を実行します。表示された「印刷」ダイアログボックスの「印刷対象」で「選択した部分」をオンにして「OK」ボタンをクリックします。

毎回,ブックの同じ範囲だけを印刷する場合は,印刷したい範囲を指定しておくことができます。印刷したい範囲を選択して「ファイル」メニューの「印刷範囲」→「印刷範囲の設定」を実行します。ここで指定した印刷範囲は,「ページ設定」ダイアログボックス「シート」タブの「印刷範囲」に設定されています。



Q11 ◆ 先頭の数字セルから連続番号を作るには「右ドラッグ」?

 エクセルのセルに先頭となる数字が入力されている場合,フィルハンドルをドラッグすると,連続した数値が入力された一連のセルができます。

エクセルには「フィルハンドル」という便利な機能があります。選択したセルの右下に見える小さな四角がフィルハンドルです。これをドラッグすると,連続した日付データなどを簡単に作成することができます。

フィルハンドルをドラッグして作成されるのは、連続データだけではありません。「Excel」のような文字列をドラッグすると,そのセルをドラッグした範囲にコピーすることができます。

間違えやすいのは「123」のような数値データをドラッグしたとき。じつはこの時もセルのコピーになるのです。「124」「125」という連続データを期待した人はがっかりしてドラッグした範囲を削除することでしょう。

数値データが入った一つのセルから連続データを作成したいときは,フィルハンドルを右ボタンでドラッグするとよいのです。ボタンから指を離すとショートカットメニューが表示されるので「連続データ」を選ぶだけです。

このショートカットメニューからは週単位や月単位の連続データを作成することもできます。



Q12 ◆ 数値を漢数字で表示するには?

 エクセルで見積書や請求書などを作る場合,金額を表示する欄に漢数字を使いたい事があります。計算結果を漢数字で表すには,どのような設定をしますか。

表計算ソフトで請求書や見積書を作成する機会は多いです。そんな時,合計金額を漢数字で表示したいこともあります。エクセルは,セル内の文字方向を縦書きにできるなど日本向けの味付けもされているアプリケーションですが,数字を漢数字で表示する機能は持っていないだろうと誤解しているユーザーが多いです。

あまり知られていないのですが,エクセルには数字を漢数字で表示する機能が2種類も用意されています。セルの表示形式で実現する方法です。ユーザー定義書式を使います。指定する書式は「DBNum」というもの。セルに「123」という数値が入力されているとき,「[DBNum1]」G/標準を指定する,「百二十三」と表示されます。

「[DBNum2]G/標準」なら「壱百弐拾参」となります。セルの表示形式は,名前の通り表示上の形式なので,セルに入力されているのは、計算結果でもかまいません。もう1つは関数でやる方法です。NUMBERSTRING関数を利用します。

A1セルに「123」が入っているとき,=NUMBERSTRING(A1,1)で「百二十三」が返ります。NUMBERSTRING関数の第2引数には1から3の数字を指定することができ,=NUMBERSTRING(A1,2)で「壱百弐拾参」が=NUMBERSTRIG(A1,3)で「一二三」が返ります。

表示形式と違い,NUMBERSTRING関数の返す値は,値のみを複写することで、漢数字を文字列としてコピーすることもできます。



Q13 ◆ ウィルスを気にせずExcelファイルを開くには?

 Excelファイルの内容を,マクロなどの情報に手を加えることなく、安全に認識する方法がありますか。

メールに添付する形で外部からエクセルのファイルを受け取る機会は少なくありません。ですが,エクセルファイルは又,マクロウィルスの温床になりやすいもの。開く際には細心の注意を払う必要があります。

マクロウィルスの被害を防ぐためには,「ツール」メニューから「マクロ」の「セキュリティ」を選択し,ダイアログボックスで、セキュリティを「高」に設定するのが一般的です。

ただし,この方法の場合,マクロ機能を利用したい場合には毎回セキュリティ機能を切り替える必要が出てきます。その煩雑さを回避するには,エクセル本体のセキュリティは上げず,内容を確認したいファイルは「Excel Viewer」で開くことをおすすめします。

Excel ViewerはMicrosoftが同社サイトで無償配布している,Excelファイルの閲覧専用ソフトです。このソフトを利用してファイルを閲覧した場合,マクロ機能は動作しません。もちろん,データの閲覧やグラフの確認,印刷には使用ありません。

ツールバーは存在しませんが,メニューバーから検索,画面のズーム,オートフィルタの設定が可能となっています。Excel Viewerは,ピポットグラフなど一部の機能を除き,以前のエクセルを利用して作成したファイルの読み込みも可能です。

また,閲覧したファイルを加工したい場合には,「ファイル」メニューから「開いて編集する」を選択すれば,エクセル本体を立ち上げることができます。もちろんバージョンには関係しません。



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Q14 ◆ 合計や平均の数値を簡単に出したい。

 関数を利用すると合計値や平均値が簡単に計算できます。

合計や平均の計算はExcelが最も得意とするところです。ここで重要な役目を果たすのが,エクセルの「関数」という機能です。「合計」や「平均」をはじめ,さまざまな複雑な計算を命令文一つでこなしてくれるのです。

合計は「オートSUM」。平均は「AVERAGE」。ここでは,数値を合計する「オートSUM」機能と平均値を出す「AVERAGE」機能について説明します。「オートSUM」は合計値が簡単に出せる機能です。

合計値を表示したいセルを選択した状態で,ツールバーにある「オートSUM」ボタンをクリックすると自動的にセルが選択されます。これは,ソフト側が「この範囲の合計を出せばいいのだろう」と勝手に認識し,合計値を求めるセル郡を点線で表示します。

合計値を求めるセルがこの選択部分でよければ,そのままEeterキーを押し,もし選択された部分が合計値を求める部分と違っていたなら,求める部分を選択し直したあと,Enterキーを押します。すると,あらかじめ選択していたセルに合計値が表示されます。

平均値を出したい場合は,「AVERAGE」機能を使います。平均値を表示させたいセルを選択した状態で,ツールバーの「オートSUM」ボタンの横にある「▼」をクリックし,「平均」をクリックします。

すると,平均値を求めるセルが自動的に点線状態で選択されるので,「オートSUM」と同じように,その部分でよければ、「Enter」キーを押してください。計算するセルが違う部分であれば選択し直します。すると最初に選択していたセルに平均値が表示されます。



Q15 ◆ セルの幅や高さを調節したい。

 行または列の番号が書いてあるマス目の間で調節します。

行番号または列記号が書いてある部分の境界線上にポインタを合わせると,ポインタの形が上下方向または左右方向の黒い矢印に変化します。この状態でマウスの左ボタンを押したままにして,上下,または左右に動かします(ドラッグします)。

すると,境界線が移動して行の高さや列の幅が変化します。気に入った位置でボタンから指を離すと,境界線の位置が決まり,行の高さや列の幅が決定します。

また,境界線上の位置でポインタの形が変わったときに,その場でダブルクリックすると最適なセル幅(または高さ)に自動調節されます。細かい修正が必要ない場合は,こちらの操作が便利です。



Q16 ◆ 数値だけをコピーしたいときは?

 エクセルを使っていて計算した結果の数値だけが必要な場合があります。数値だけをコピーするにはどのような操作を行なえばよい。

計算式が入力されているセルをコピーすると,通常コピー先のセルには参照アドレスが調整された計算式が複写されます。当然計算結果の数値も変わります。これは非常に便利な機能ですが,「計算式はどうでもいい,数値がコピーしたい」という場合にはどうしたらよいでしょうか。

計算式そのものではなく計算式の結果をコピーするには次のようにします。コピー元のセルを選択して「編集」→「コピー」などで、クリップボードにコピーします。その後,コピー先のセルを選択して「編集」→「形式を選択して貼り付け」を実行します。

表示される「形式を選択して貼り付け」ダイアログボックスの「値」をチェックして,「OK」ボタンをクリックします。コピー先には計算式の結果だけが貼り付きます。この「形式を選択して貼り付け」ダイアログボックスでは,値のほかに「コメント」だけや「罫線を除くすべて」等を指定してコピーすることも可能です。

もっと簡単な方法もあります。コピー元のセルをマウスの右ボタンでコピー先までドラッグします。ボタンから指を離すとショートカットメニューが表示されます。メニューには「ここに移動」や「ここへコピー」のほかに「ここに値のみをコピー」というコマンドが用意されています。

「形式を選択して貼り付け」ダイアログボックスを開くよりはるかに簡単です。ここで表示されるショートカットメニューには「ここにハイパーリンクを作成」や「下へシフトしてコピー」など便利なコマンドも用意されています。



Q17 ◆ セルごとに入力可/不可の設定をするには?

 エクセルでシートの保護以外にセルの保護ができますか。

セルごとにデータを入力出来たり,入力できなかったりと設定することは可能です。この設定をするためには「シートの保護」を使いますが,その前にセルの設定を変更する必要があります。エクセルではすべてのセルが「ロック」という設定になっています。

いずれかのセル上で右クリックし,「セルの書式設定」の「保護」タブを開くと,「ロック」という項目にチェックが入っています。このチェックが入っているとセルに入力できないようになります。

ただし,ロックが有効になるのは,「ツール」メニューの「保護」から「シートの保護」を選んだときです。逆にセルの設定変更をせずに「シートの保護」を選ぶと,すべてのセルが入力できないようになってしまいます。そこで,”入力可能にしたい”セルを選んでセルの書式設定を開き,「ロック」のチェックをはずします。

あとは「シートの保護」の設定を行えば完了です。「シートの保護」画面にある「データ」「オブジェクト」「シナリオ」は,保護する対象を示しています。「データ」にチェックしてあれば,ロックしてあるセル内のデータは変更できなくなります。

「オブジェクト」はシート上のグラフや図形,「シナリオ」はシナリオマネージャーを使って保存したシナリオが保護され,変更できなくなります。パスワードを入力すると,シートの保護の設定を解除する時にパスワードが必要になり,勝手に設定を変更できないようにすることができます。

入力不可となっているセルでは,セルの書式設定を開けないようになっています。入力不可のセルをダブルクリックすると,読み取り専用である旨の警告メッセージが表示されます。シートの保護の設定をした場合「Tab」キーを押すと,入力可能なセルに順番に移動するようになります。

実際にデータを入力する時には便利です。「表示しない」をチェックすると,数式を設定しているセルに移動したときに,メニューの下の数式バーに,数式が表示されなくなります。シートの保護はそのシートだけで有効になります。

他のシートでもセルの入力可/不可を設定したい場合は,同じ手順で行うことになります。またブック内のシートの構成を変更できないようにも設定できます。これは「ツール」メニューの「保護」で「ブックの保護」を選びます。



Q18 ◆ ヘッダーとフッターを指定するには?

 ファイル名やページ番号付けられるヘッダーやフッダーを活用したい。

シートを印刷するとき,すべてのページの上端部に表示される文字や数字をヘッダー,下端部に表示される文字や数字をフッターーといいます。ヘッダーとフッターを指定するときは,「ファイル」メニューの「ページ設定」を選び,「ページ設定」ダイアログボックスを表示します。

「ヘッダー/フッター」タブを開くと,ヘッダーとフッターを別々に指定できます。あらかじめ用意したヘッダーとフッターのパターンを利用する場合は「∨」ををクリックしてリストから選択します。独自のヘッダー/フッターを表示したいときは「へッターの編集」ボタンまたは「フッターの編集」ボタンをクリックします。

ヘッダー/フッターともに,ページの左側・中央部・右側を個別に指定できます。表示したい位置をクリックして好きな文字を入力すればよいのです。改行して複数行のヘッダー/フッターを表示することも可能です。ページ番号やワークシート名などは,自動的に入力するように指定もできます。

ヘッダー/フッターはワークシートごとに設定できます。ブック内のすべてのワークシートにヘッダー/フッターを指定したい場合は,ワークシートをグループ化してから設定するとよいでしょう。



Q19 ◆ 列の途中でウィンドウ分割するには?

 大きな表を扱う場合,新たに数値や文字を入力するときに,タイトルや項目名などが書き込まれてセルが見えなくなることがあります。タイトルや項目名を常に表示する方法はありますか。

ワークシートの離れた場所を同時に表示するには,ワークシートを分割すると便利です。やり方は簡単。「ウィンドウ」メニューの「分割」を選択するだけです。実行すると,アクティブセルの位置に,垂直方向の分割バーと水平方向の分割バーが挿入されて,ワークシートが4分割されます。

分割されたウィンドウは,別々にスクロールできます。分割バーはドラッグして位置を変えられます。だだし,分割バーをドラッグすると自動的に列や行の境界に落ち着きます。列や行の途中に分割バーを置くことはできないのでしょうか。もちろんできます。

ドラッグする位置をほんの少し工夫してやればいいのです。横の分割バーなら右端のスクロールバーの上をドラッグします。右端の行番号の上でもよいのです。

こうすると行の途中に分割バーを移動することができるのです。縦の分割バーは,列番号より上かステータスバーのあたりをドラッグします。同じように列の途中に分割バーを移動できます。



Q20 ◆ 重複データを一気に削除するには?

 住所録を作成する場合,同じ人を二回登録してしまうことがあります。このような重複したデータを探し出すのは面倒です。重複データを1気に見つけだし,削除するよい方法はありますか。

ワークシートにたくさんのデータが入力されています。たとえば,住所録としましょう。ところがこの中に,同じデータが複数登録されてるとします。膨大なデータのな中から重複データを探しだし,それらを簡単に削除する方法をご紹介しましょう。

ここでは分かりやすいように,重複している4つのセルは,あらかじめ文字色を赤色に変更しておきます。B列に入力されている氏名データから重複データを探し出すには,以下のように操作します。
 A列に番号,B列に氏名,C列は重複した行は1,それ以外は0を入れる。
 データは2行から入力する。

 1)B列を基準にして昇順にソートする。
 2)B列にアクティブセルを置いて「標準」ツールバーの「昇順で並び替え」ボタンをクリックする。
 3)C2のセルに0を入れる。C3セルには=IF(B3=B2,1,0)という計算式を入力する。次にフィルハンド    ルをダブルクリックすると,両側に連続したデータが入力されている行まで,下方向へ自動的にコ   ピーされる。コピーされた計算式の範囲が選択されているので,そのまま「編集」→「コピー」を実   行する。
 4)続いて「編集」→「形式を選択して貼り付け」を実行し,表示されるダイアログボックスで「値」を選    んでOKボタンをクリックする。ESCキーを押してコピーモードを終了する。
 5)C列を基準に昇順にソートする。C列にアクティブセルを置いて,「標準」ツールバーの「昇順で並    び替え」ボタンを押す。重複データだけが先頭に集まる。あとはC列に1と表示されている行をまと   めて選択して削除する。



Q21 ◆ 列方向のデータを並び替えるには?

 エクセルの集計表に集めたデータ項目を並び替えすると,その内容が分かりやすく整理されます。行方向以内に,列方向にも並び替えるにはどう操作するの。

ワークシート上のデータを並び替えるときは,「標準」ツールバーにある「昇順/降順で並び替え」ボタンをクリックするのが簡単で便利です。しかしツールバーで実行できる並び替えは行方向のみ。

列方向の並び替えを実行したい場合は、メニューから「データ」→「並び替え」を実行しなければなりません。「並び替え」ダイアログボックスでは,並び替えの基準となるキーを3つまで指定できます。

「オプションボタン」をクリックすると「並び替えオプション」ダイアログボックスが表示されます。ここでは,並び替えに関する設定を行うことができます。データを列方向に並び替えたいときは「方向」グループの「列単位」を選択します。

また,「並び替え順序の指定」ではユーザーが用意した設定リストを指定すれば,自分の好きな順序で並び替えることもできます。「方法」グループで「ふりがなを使わない」を選択すると,それまでの並び替えとは異なる結果になります。データの並び替えは,簡単に見えて僕の深い操作なのです。



Q22 ◆ 複数のセルを1つの大きなセルにしたい。

 「セルの書式設定」画面で,セルを結合するを選びます。

複数のセルにまたがる内容に小見出しをつけたい場合などは,複数のセルを1つのセルに結合させると便利です。まず,結合させたい複数のセルを選び,その上で右クリックしてセルの書式設定を選び出します。

次に「配置」タブを選び,「文字の制御」で「セルを結合する」にチェックを入れます。これで複数のセルを結合させることができます。

結合したセルの中で,文字の配置を替えたいときは,「セルの書式設定」画面の「配置」タブから「文字の配置」の「横位置」とこの「セルの書式設定」画面の各機能はよく利用しますので,覚えておくと役立ちます。



Q23 ◆ オートSUMの計算範囲を自由に変えたい。

 表内の選択範囲をマウスで変えたり書き変えたりします。

ボタンを1つクリックするだけで,その行や列の数値の合計を出してくれる「オートSUM(サム)」機能は便利ですが,合計するのは行や列の途中まででいい場合があります。オートSUMは,ツールバーのボタンを押した段階では,選択したセルの直前までの連続した数値を合計するように範囲が自動で設定されます。

ですが,その計算範囲が選択されている状態(点線で囲まれている状態)で,合計を出したい範囲をマウスで設定しなおして「Enter」キーを押せば,その範囲だけの合計を出すことができます。合計が表示される部分を見ると,「=SUM」の後に,括弧で囲まれてアルファベットと数字の組み合わせが2つ並んでいます。

これが合計する範囲の最初のセルと最後のセルを表わしています。マウスをドラッグして範囲を選択し直すと,その部分が書き変わっていることがわかるでしょう。なお離れた位置にあるセルの数値を合計する方法もあります。この時には選択範囲に「Ctrl」キーを使います。



Q24 ◆ 罫線までコピーされてしまう。

 オフィスXpではスマートタグを使うとコピーの書式を選びます。

罫線までコピーしたくないときは,セルをコピーした時に表示されるスマートタグをクリックし,「貼り付ける先の書式と一致させる」の左の白丸をチェックしてから「OK」ボタンをクリックしてください。これで罫線は貼り付けられずにコピーできます。

ちなみに,オフィスXp以前のバージョンではスマートタグは表示されないので,メニューバーの「編集」→「形式を選択して貼り付け」で「罫線を除くすべて」にチェックを入れます。



Q25 ◆ 2つのワークシートを見比べたい。

 「整列」機能を使って二つのシートを並べて表示させます。

売り上げ実績の帳票や顧客リストなどを使っている場合,別のファイルとして保存してある。昨年度の表や別のリストと比較したくなることがあります。このとき,2つの表を画面に並べて表示させると便利です。

あらかじめ2つの表データ(ワークシート)を開いておきます。この状態では,どちらか一方のワークシートが大きく表示されているはずです。ここでメニューバーの「ウィンドウ」から「整列」を選ぶと「ウィンドウの整列」画面が表示されます。

そこで,整列の方法として「上下に並べて表示」や「左右に並べて表示」を選択して「OK」を押します。もとに戻すときには,手作業でサイズを調整してください。



Q26 ◆ 郵便番号を自動的に「−」で区切るには?

 Excelに有名番号を数値として入力すると,自動で郵便番号のように‐で区切って表記する設定はどのようにするのですか。

Excelで住所録を作成するのは,並べ換えやオートフィルタなどの強力なデータベース機能を手軽に使えるからです。 でも,郵便番号や電話番号の入力は結構めんどくさい。123-4567のように,数字と記号を組み合わせて入力しなければならないからです。

ところが,これらの記号入力しなくても 自動的に表示させることができます。 Excelでは,セルに「1234」という数字を入力して「通貨スタイル」の表示形式を設定すると,ワークシート上には「\1,234」と表示されます。「¥」や「,」は表示されているだけで,セルにいちいち入力してるわけではありません。

郵便番号の「ー」や電話番号の「()」もこれを応用します。郵便番号を入力するセルを選択して,「書式」メニューの「セル」を選択します。 表示される「セルの書式設定」ダイアログボックスの「表示形式」タブを開き「分類」リストボックスで「ユーザー定義」を選びます。

右側の「種類」のボックスに「000-0000」と入力して「OK」ボタンをクリックすれば完成です。セルに「1234567」と入力すれば,3桁目と 4桁目の間に「-」が挿入されて「123-4567」と表示されます。「セルの書式設定」ダイアログボックスで入力した「000-0000」の「0」は 桁数と思えばよいのです。

同じ要領で,電話番号も自動的に03(1234)5678のように()で区切ることができます。ただし,地域によって()の位置が違うので,全国に散らばっている人の住所録 などには使えません。たとえば,東京23区内だけの人の番号リストなら「00(0000)0000」市外局番を省いて入力する場合は(0000)0000のようにすればいいでしょう。



Q27 ◆ Excelの自動入力をオフにするには?

 Excelを使っていて,メールアドレスなどを入力すると下線が入ってリンクされてしまいます。使いにくいので無効にしたいのですが。

Excelの初期設定では,セルにURLやメールアドレスを入力するとリンクを設定する「ハイパーリンク機能」が流行になっています。 リンク部分をクリックするとブラウザが起動してWebページを表示したり,メールソフト起動してメールアドレスを入力せずにメールを作成できる便利な機能です。

しかし,表の内容によっては不要な場合もあります。 これを無効にするには,「ツール」メニューの「オートコレクトのオプション」を開き「入力オートフォーマット」タブにある「インターネットとネットワークのアドレスをハイパーリンクに変更する」 のチェックをはずします。

また,スマートメニューからも設定を解除できます。リンクのあるセルから,スマートメニューの「ハイパーリンクを自動的に作成しない」を選びます。 これでリンクが表示されなくなります。 この方法で設定が解除できるのはExcel2002/2003のみです。



Q28 ◆ 開いたブックが表示されないのはなぜ?

 保存したExcelファイルのアイコンをダブルクリックしたところ,枠だけが表示されて 肝心の集計結果が何も表示されません。

マクロウィルスが蔓延しているおかげで,何でもかんでもウィルスのせいにする人がいます。たとえば「エクスプローラーでxlsファイル をダブルクリックした。Excelはを起動したがダブルクリックしたブックが表示されない!マクロウィルスに感染したのではないか!?」 などなど。

些細な挙動からでもマクロウィルスを警戒する姿勢は重要ですが,先入観を捨てて検討することも忘れてはいけません。 開いても表示されないブックは,次のようにして作ることができます。 Excelを起動するとBook1が開きます。このブックに適当な名前を付けて保存しましょう。

次に「ウィンドウ」メニューの「表示しない」 を実行します。この状態でExcelを終了させます。「ファイル」⇒「終了」を実行してもよいし,Excelの右上にある閉じるボタン 「×」をクリックしてもよいです。このとき,ブックを保存するかどうかの確認ダイアログボックスが開くので「はい」をクリックします。

さて,先ほど保存したブックをダブルクリックして開いてみましょう。あるいは「ファイルを開く」ダイアログボックスで選択してもよいです。 いずれにしても選択したブックがExcelには表示されません。まるで呼び込まれていないようです。 これはブックを「表示しない」状態のまま保存してしまったのが原因です。

先の操作でExcelを終了するとき「ブックへの変更を保存するか?」 という確認ダイアログボックスが表示されました。この「変更」とは「ブックを表示しない設定に変更するか?」という意味でした。 こんな時は落ち着いて「ウィンドウ」メニューの「再表示」を実行します。

すると非表示になっているブックの一覧がリストに表示されるので, お目当てのブックを選択して「OK」ボタンをクリックします。 今回の実験はブックがひとつだったので挙動が明らかでした。しかし,複数のブックを同時に編集しているとき,その中の1つをつい 「表示しない」にしたままExcelを終了してしまうことはよくあることなので注意しましょう。



Q29 ◆ 行と列を入れ替えるには?

 行に支店名,列に月数がある売上集計表と,行に月数,列に支店名がある売上集計表があります。 見やすいように行と列を入れ替えるにはどうしたらよいのでしょうか

支店別の売り上げ金額を月ごとに管理するような表を作成するとき,どんな表をデザインするでしょう。行に支店名を入力して別方向に1月・2月と, あるいは逆に月を行方向に指定して別には支店名を。どちらが正解ということはなく,作成した表をどのように活用するか考えて,自由に決めればよいでしょう。

もし表が完成したあとで,行と列を入れ替えたいと思っても,Excelなら簡単に変換できるからです。 行と列を入れ替えるには「コピー」と「貼り付け」を利用します。まず元になる表を選択したら「編集」⇒「コピー」などでクリップボードに コピーします。

次に,行と列を入れ替えた表を作成したい位置にアクティブセルを移動して「編集」⇒「形式を選択して貼り付け」を実行します。 「形式を選択して貼り付け」ダイアログボックスが表示されるので「行列を入れ替える」にチェックを付けて「OK」ボタンをクリックすると完成です。

セルの塗りつぶしや文字色,罫線などの情報も正しく変換されるので便利です。データだけとか,罫線を除く全てなど,貼り付け、内容も指定できます。



Q30 ◆ 条件に一致するセルの値を取り出すには?

 売上集計表から売上集計表から「Aさんが2月に販売した金額は?」Bさんが4月に販売した金額は?」 などの売上高を取り出す作業は煩雑です。条件に一致するセルの数値を簡単に取り出す方法はありますが?

担当者ごとの月別売り上げ一覧表から「鈴木さんの火曜日データ」を調べるには,鈴木さんの火曜日データの入ったセルを参照すれば良いことが分かります。 しかし,担当者の人数が増えたらどうでしょうか。

「00さんの△曜日データ」を参照するために,行と列が交差するセルを、注意深く見つけださなければならなくなります。 うっかり隣のセルを参照してしまっても,はたして誤りに気づくでしょうか。こんな時はラベルを使った「共通範囲の参照」を利用すると便利です。

「鈴木さんの火曜日データ」を参照したいのなら,数式バーに 「=鈴木 火曜日」と入力すればよいのです。「鈴木」と「火曜日」の間に半角スペースを入力するのがポイント。この半角スペースは「参照演算子」と呼ばれ「鈴木」ラベルのデータと「火曜日」ラベルのデータが交差するセルを返す働きをします。

このようなラベルによる参照を有効にするには「ツール」メニュー→「オプション」→「オプション」ダイアログボックスの「計算方法」 タブで「数式でラベルを使用する」にチェックを入れてオンにしておく必要があります。



Q31 ◆ 横棒グラフで系列の順序が逆になってしまう。(2Dグラフの場合)?

 3Dグラフでは項目の順番を入れ替えるだけ完成しましたが,2Dグラフでは項目軸の位置が入れ替わったままです。 どうすればきれいなグラフができるでしょうか。

グラフウィザードで横棒グラフを作成した。ところがよく見ると元の表と系列の順序が逆になっています。ワークシートでは上から 「東京」「横浜」「大阪」と並んでいるのに,では反対の「大阪」「横浜」「東京」という順番です。

これはExcelが横棒グラフを作成するときの仕様。元の表の先頭系列は最も数値軸と近い場所に配置されています。縦棒グラフと見比べれば ルールに気がつくでしょう。表と同じ順序で並べたい場合は,グラフの設定を変更しなければなりません。

(1)地名が表示されている項目軸をダブルクリックする。
(2)表示される「軸の書式設定」ダイアログボックスの「目盛」タブを開く。
(3)「軸を反転する」チェックボックスをオンにする。 これで項目軸の順序が逆転しました。3次元の横  棒グラフなら,これで作業完了なのですが,2次元の横棒グラフでは,数値軸まで反転してしまいま  した。 次に数値軸をグラフの下側に表示する作業が必要です。
(4)数値軸をダブルクリックする。
(5)「軸の書式設定」ダイアログボックスの「パターン」タブを開く。
(6)「目盛ラベル」で「上端/右端」を選択する。 これで,すべての系列が元の表と同じ順序でプロット  されました。

Q32 ◆ 自動的に計算をさせるには?

 答えを入れたいセルに計算式を書き込みます。

掛け算や割り算のような計算は,セルに計算式を書き込むと,その答えが表示されるようになっています。このとき,計算式の先頭には必ず 「=(イコール)」をつけます。たとえば「=3*4」(「*」は掛け算のマーク)と入力すると,そのセルには「12」が表示されます。

割り算の記号は「÷」ではなく「/」ですが,最初の「=」を付け忘れると日付扱いになるので気をつけてください。 ほかのセルのデータをもとに計算する場合は,式の書き込み途中で数字の代わりにもとになるセルをクリックするか,直接セル名を入力します。

セル名と数字を混在させた計算も可能です。複雑な計算式は「関数の挿入」を使いましょう。



Q33 ◆ 表中の文字をきれいに装飾したい。

 ツールバーや「セルの書式設定」を使いましょう。

作った表をきれいにデザインできるのも,エクセルの特徴です。文字の形(フォント)やサイズ,色が変えられるのはもちろん,角度を変えたり, セル(マス目)の色を変えたりといった技も使えます。 こうした文字やセルの装飾はツールバーから行えます。

しかしより細かく,また複数の装飾をまとめて加えたい場合などには,セルを選択し, 右クリックして表示されるメニューから「セルの書式設定」を選んで設定すると便利です。



Q34 ◆ セルに色をつけたいけどどうするの?

 色をつけたいセルを選択し「塗りつぶしの色」ボタンをクリックします。

色をつけるセルを選択した状態にしておき,ツールバーの「塗りつぶしの色」ボタンをクリックします。するとセルに色がつきます。 「塗りつぶしの色」ボタン右の「▼」をクリックすると,カラーパレットがプルダウンメニューで表示されます。用意されている40色の中から,好みの色を選んでクリックします。

また,セルの色付けを解除したい場合は,解除したいセルを選択した状態で,カラーパレットの「塗りつぶしなし」を選びます。 セル以外にも特定の「行」「列」全体に色をつけておくと,その部分が強調され,色が見やすくなります。



Q35 ◆ 離れたセルの数値を合計したい。

 「Ctrl」キーとマウスを組み合わせてセルを選択します。

表のなかで,何カ所かに散らばる小計を足して合計を出したいというような,離れたセルを選択したい場合には「Ctrl」キーを使います。

方法は「Ctrl」キーを押したまま,計算したいセルを次々とクリックしていくのです。クリックした場所は点線で囲まれた状態になります。 セルを選び終わったら「Enter」キーを押して計算範囲を決定します。



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